Si une réunion est mal organisée, elle risque rapidement de devenir ennuyeuse et, par conséquent, d’aller à l’encontre de son objectif principal, qui est la productivité. En revanche, si elle est bien planifiée, captivante, animée avec dynamisme tout en suivant un plan cohérent, elle sera un succès auprès de l’auditoire. Il est important de comprendre qu’une réunion ne peut pas être improvisée, elle doit être préparée avec soin.
15 étapes à suivre pour animer efficacement une réunion de travail
Si vous êtes responsable de l’organisation de la prochaine réunion au travail et que vous êtes novice dans ce domaine, il est compréhensible que vous ayez des appréhensions. Cependant, pour une réunion de travail réussie, il est important de respecter certaines règles. Voici donc 15 règles à suivre pour une réunion optimale :
1- Démarrer et finir la réunion à temps
Veillez à respecter les horaires prévus et à être rigoureux sur le timing. Certains participants peuvent trouver les réunions fastidieuses et chronophages, il est donc important d’aller droit au but sans s’éterniser en discours interminables. En effet, les personnes peuvent vite se désintéresser de la réunion, bailler ou être distraits par leur téléphone portable. Pour éviter cela, il est crucial de fixer une heure de début et de fin et de les respecter scrupuleusement.
2- Fixer l’objectif de la réunion au démarrage.
Au début de la réunion, informez les participants de l’ordre du jour et des objectifs prévus, que vous aurez communiqués à l’avance pour qu’ils puissent se préparer en conséquence.
3- Distribuer les interventions d’une façon équitable
Pour éviter que votre réunion ne dégénère en une conversation désorganisée, il est important de fixer des limites de temps pour les interventions des participants et de veiller à ce que chacun ait la même opportunité de s’exprimer. En limitant leur temps de parole, vous pouvez garantir que les échanges se déroulent de manière productive et ordonnée.
4- Respectez le temps alloué à chaque axe
Organisez votre réunion de manière structurée en définissant un temps alloué à chaque sujet. Utilisez un chronomètre si nécessaire pour vous assurer que chaque partie de la réunion est respectée en temps et en contenu.
5- Contrôler ses propres interventions
En plus de veiller à une prise de parole équitable pour tous les participants, vous devrez également limiter votre propre intervention pour favoriser les échanges entre les participants.
6- S’assurer de la participation de tous les participants
Certains sont très loquaces, tandis que d’autres sont timides et peu à l’aise à l’oral. Il est probable que votre groupe de participants sera composé de ces deux types de profils différents. En tant qu’animateur de la réunion, il est important que vous mettiez à l’aise les personnes les plus timides, qui ont probablement des idées pertinentes à partager, et que vous recentriez les plus bavards pour maintenir un équilibre parfait dans les échanges.
7- Garder l’attention de l’équipe
Trouver des moyens pour maintenir l’attention des participants du début à la fin est l’un des objectifs les plus difficiles à atteindre lors d’une réunion. Ainsi, il est important de faire preuve de dynamisme, d’animer les discussions et de créer une ambiance agréable pour maintenir l’intérêt et l’engagement des participants.
8- Résumer chaque point avant de passer au suivant
Assurez-vous de bien récapituler chaque point abordé au cours de votre réunion avant de passer à la suite. Cela permettra à vos collaborateurs de suivre le déroulement de la réunion plus facilement et de rester concentrés sur les sujets abordés.
9- N’invitez que les personnes concernées par le thème de la réunion
Il est important de faire preuve de cohérence lors de l’envoi des invitations en choisissant soigneusement les participants. Il ne serait pas judicieux d’inviter des personnes qui ne sont pas concernées par le sujet abordé, comme par exemple convier Paul de la comptabilité à une réunion portant sur une restructuration des ressources humaines. Il est essentiel que les participants soient impliqués et intéressés, donc il convient de bien cibler le public visé.
10- Suivre la mise en oeuvre des décisions prises
Soyez attentif aux idées émises lors de cette réunion, car elles pourraient mener à de nouvelles résolutions ou engagements. Il est important de respecter ces idées et de les mettre en œuvre si elles sont viables.
11- Donnez de la vie à votre réunion
Rendez cette réunion interactive en encourageant des prises de parole constructives et en faisant avancer les débats vers des résultats productifs. Utilisez-la comme un outil de travail efficace en brisant la routine et en orientant les discussions dans la bonne direction.
12- Favorisez les échanges
Pour encourager une discussion libre et ouverte, gardez une attitude neutre et objective, créant ainsi un environnement favorable aux échanges. Facilitez la prise de parole en posant des questions, en recadrant le sujet, en encourageant l’émergence d’idées et en recueillant des propositions, tout en régulant le débat.
13- Boostez la créativité des participants
Pendant la réunion, il sera de votre responsabilité de stimuler l’engagement et la participation des participants.
14- Sachez gérer les confits
Il est important de savoir gérer les échanges animés, les désaccords et les divergences d’opinions lors de l’animation d’une réunion. Il est donc crucial de savoir recentrer les débats sur les objectifs prévus pour la réunion.
15- Sachez conclure
Résumez les échanges et décisions prises au cours de la réunion pour clôturer le débat de manière efficace. Cette étape est importante car elle permet de passer de la théorie à la mise en pratique des idées exposées précédemment. Ne la négligez pas.
Paris : trouver une bonne salle de réunion
Avec le développement du télétravail, il est de plus en plus courant que les employés travaillent à distance. Il peut également arriver que les bureaux d’une entreprise soient répartis dans différents endroits d’une ville. Dans ces situations, il est important de trouver une bonne salle de réunion à Paris pour rassembler les équipes. Il existe de nombreuses options de salles de réunion qui répondront à vos besoins spécifiques.
Si vous cherchez une salle de réunion esthétique qui plaira à vos collaborateurs, vous pouvez opter pour un hôtel ou une péniche. Des options plus originales sont également disponibles, comme les salles de réunion dans des espaces de coworking ou des salles à l’intérieur de salles qui offrent un cadre agréable, comme un salon.
Pour faciliter la recherche de la salle de réunion idéale, il est préférable de passer par des spécialistes de la réservation. De cette manière, vous aurez la garantie de trouver facilement une salle de réunion disponible aux dates souhaitées. Vous pourrez également trouver des espaces qui vous permettent d’organiser un événement plus convivial, comme un pot après la fin de la réunion.
