Si vous souhaitez simplifier la gestion des informations de votre entreprise lors du lancement ou de la croissance de votre activité, il est crucial d’adopter une solution ERP. Cette solution vous permettra de gérer efficacement les tâches quotidiennes telles que la facturation, les devis, la gestion des commandes ou encore les ressources humaines, en les regroupant toutes dans une base de données unique. Dans ce guide, nous vous expliquons en détail le fonctionnement de l’ERP, afin de vous aider à mieux comprendre tous ses aspects.
L’ERP (Enterprise Resource Planning) est un type de logiciel d’information qui permet de gérer et de suivre toutes les informations et services opérationnels d’une entreprise de manière centralisée au quotidien. Le terme PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est également utilisé pour désigner ce logiciel en français. L’un des principaux avantages de l’utilisation de ce type de logiciel est qu’il dispose d’un outil de gestion unique qui permet de centraliser et d’homogénéiser les informations.
Aujourd’hui, les logiciels ERP utilisent le cloud en ligne pour fonctionner et offrent un système de sécurité sophistiqué pour protéger les données de l’entreprise. Ainsi, toutes les informations sont sécurisées et l’accès peut être configuré en fonction de l’importance et de la confidentialité des données.
Enfin, les données de tous les outils ou plateformes de l’entreprise peuvent être récupérées et intégrées à l’ERP. Par exemple, si vous utilisez le dropshipping ou le commerce électronique, vous pouvez installer un plugin sur votre plateforme de commerce électronique qui communiquera en temps réel avec votre logiciel ERP pour mettre à jour les informations de vente, les variations de stock et la facturation de l’ensemble de l’entreprise.
Quelles sont les différences entre les ERP propriétaires et les ERP open source ?
Il existe deux types de technologies ERP différentes : les systèmes propriétaires et les systèmes open source. Pour utiliser un ERP propriétaire, vous devez acheter une licence ou un abonnement auprès d’une grande organisation. En revanche, un ERP open source est un logiciel gratuit que vous pouvez télécharger et installer sur vos propres serveurs sans avoir besoin d’une licence ou d’un abonnement. L’avantage unique de l’open source est la liberté de modifier le code source pour adapter certaines fonctionnalités aux besoins de votre entreprise, à condition d’avoir une équipe de développement informatique qualifiée. Parmi les ERP open source disponibles, on trouve Dolibarr, Axelor, Odoo…
Un autre avantage de l’open source est l’accès à une communauté de développeurs qui partagent leurs découvertes, leurs conseils et leurs apprentissages sur des forums et des communautés en ligne tels que Github. Cependant, l’inconvénient est que contrairement aux éditeurs d’ERP propriétaires, l’entreprise doit assurer elle-même la maintenance, les mises à jour et les erreurs potentielles.
Avant de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins, il est important de dresser une liste des exigences pour vous assurer que toutes les préoccupations de votre entreprise sont prises en compte. Par exemple, si vous vendez des produits en ligne et que vous souhaitez analyser le comportement des clients en cas d’abandon de panier pendant le processus d’achat, il est essentiel de s’assurer que votre boutique en ligne dispose d’un plugin de synchronisation des données avec le futur ERP que vous choisirez.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel ERP ?
En optant pour un logiciel ERP, vous pouvez améliorer la gestion de votre entreprise en centralisant les informations et en automatisant les tâches routinières. Cela permet d’optimiser les flux financiers et opérationnels et d’augmenter la productivité en réduisant le temps consacré aux tâches quotidiennes. De plus, le logiciel ERP facilite la prise de décision grâce à ses capacités d’analyse et sa vue d’ensemble à 360 degrés des processus en cours.
Cependant, les coûts d’intégration d’un logiciel ERP varient en fonction de différents facteurs tels que la licence, l’hébergement, le nombre d’utilisateurs, l’installation et la maintenance. Le coût de licence représente généralement entre 15% et 25% du coût total d’un ERP propriétaire. Les prix par utilisateur peuvent varier de 500 à 3000 euros.
Il existe aujourd’hui plusieurs logiciels ERP sur le marché, notamment le logiciel SAP, reconnu pour son interface utilisateur conviviale, le logiciel Oracle, apprécié pour sa facilité d’utilisation, et le logiciel Microsoft, doté d’un tableau de bord pratique.
Quel outil de facturation choisir ?
Pour une gestion aisée de vos factures d’entreprise, il est indispensable d’avoir recours à un ERP efficace et fiable. Ce type de programme vous permet d’éditer, de distribuer et d’archiver vos factures commerciales, qu’il s’agisse d’un logiciel de facturation open source gratuit ou payant. Cependant, le choix du meilleur logiciel de facturation open source gratuit peut être compliqué, car il existe de nombreuses options sur le marché et elles ne proposent pas toutes les mêmes fonctionnalités.
Voici les critères à considérer lors du choix du meilleur logiciel de facturation :
l La facilité d’utilisation : Pour gagner du temps et augmenter l’efficacité, il est préférable d’utiliser un logiciel prêt à l’emploi et facile à utiliser. Il ne devrait pas nécessiter de connaissances ou d’expertise spécialisées.
l Les fonctionnalités : La gestion et la comptabilité sont deux services proposés par les logiciels de facturation, tels que Evoliz.
l La capacité de personnalisation : Chaque entreprise a des exigences différentes en matière de facturation, il est donc préférable que l’éditeur offre une solution personnalisable.
l La période d’essai sans risque, qui est généralement de 30 jours, vous permet de déterminer si le logiciel est adapté à vos besoins.
l Le prix est également un critère important, mais il est important de noter que le prix abordable ne garantit pas toujours une solution de qualité. Il est préférable de choisir le logiciel qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
Prêt à utiliser une solution open source ERP pour votre entreprise ?
Si vous vous demandez si une solution open source ERP convient à votre entreprise, surtout si vous êtes dans un domaine d’activité spécifique ou si vous avez des besoins importants, sachez que vous pouvez trouver un logiciel ERP polyvalent avec des applications personnalisables pour répondre parfaitement à vos besoins. Le paramétrage est une étape cruciale pour l’efficacité de l’ERP, et cela est possible en utilisant la solution proposée dans ce lien. Elle est adaptée pour différents domaines d’activité tels que l’industrie, la distribution, les sociétés de services, et même les services publics. En cas de doute, vous pouvez demander une démo ou contacter le service client pour vous aider à faire votre choix.
N’oubliez pas les avantages de l’utilisation d’un tel outil pour votre entreprise et prenez en compte les conseils que nous vous avons donnés pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
