La sélection d’un tampon encreur pour une entreprise requiert plus de connaissances techniques qu’on ne le pense. La taille, la personnalisation, le design, le texte, le mécanisme… Nous vous offrons un guide d’achat pour vous éclairer sur ces différents aspects.
Il est essentiel de se poser la première question suivante : « Combien de lignes dois-je inclure dans mon empreinte ? » Il est crucial de vérifier le nombre de lignes disponibles et leur longueur. Pour faciliter cette étape, il est recommandé de dresser une liste des informations à inclure. Dans le cas d’un tampon encreur standard, il est conseillé d’indiquer toutes les informations pertinentes pour vos partenaires, qu’ils soient clients ou fournisseurs :
– Le nom de votre entreprise
– Votre nom et prénom
– L’adresse postale du siège social
– Votre numéro de téléphone et de fax
– Votre numéro de SIRET, SIREN ou RCS et votre numéro APE
– Votre adresse e-mail ainsi que l’adresse de votre site internet
– Le capital de votre entreprise
– Le numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire pour les exportations
– Pour une association, précisez : « Association loi 1901 n°xxx »
Il est important de faire attention aux fautes d’orthographe. Avant de soumettre votre création au fabricant, assurez-vous de la faire relire par une personne extérieure.
Côté logo ou visuel
Afin d’obtenir un résultat net et précis, il est recommandé d’envoyer votre fichier dans les conditions suivantes :
– Utilisez une combinaison de couleurs noir sur fond blanc.
– Choisissez le format de fichier parmi les options suivantes : .TIF, .AI, .PDF ou .JPG.
– Assurez-vous que votre fichier est vectorisé ou a une résolution de 300 dpi.
2 – Les différents mécanismes de tampon
Le tampon encreur en bois
Les avantages :
Simple
élégant
Peu encombrant
Les inconvénients :
Nécessite un encreur séparé
L’auto-encreur métallique
Les avantages :
Ultra robuste
Marquage rapide en un seul geste
Adapté à un usage intensif
Les inconvénients :
Un peu lourd et encombrant.
L’auto-encreur en plastique
Les avantages :
Marquage rapide en un seul geste,
Léger, maniable
Peu encombrant
Adapté à un usage modéré
Les inconvénients :
Moins robuste.
Le tampon encreur de poche
Les avantages :
Compact
Léger
Facile à utiliser
Les inconvénients :
Convient à un usage ponctuel.
3 – Les différents types d’empreinte
En fonction du contenu souhaité (texte, chiffres, dates, visuels) et de l’utilisation prévue (relations avec les clients, fournisseurs ou administrations), il existe différentes options d’empreintes de tampon parmi lesquelles vous pouvez choisir.
Le tampon à empreinte personnalisée : identifier, signer et authentifier les documents de l’entreprise.
En règle générale, le tampon est personnalisé avec le logo et les coordonnées de la société, ce qui permet de communiquer les informations essentielles en un seul geste. De plus, il peut également être personnalisé avec une formulation spécifique selon vos besoins. À vous de créer l’empreinte qui répondra à vos attentes !
Le tampon à empreinte standard : organiser et faciliter le tri des documents.
Les tampons à empreinte standard offrent une variété de modèles qui incluent des formules de texte courantes telles que « Payé », « Copie », « Confidentiel », « Reçu le », « Validé », « Rappel », « Urgent », « Relance », « Bon à payer ». Vous avez ainsi un large choix parmi ces différents modèles.
Le tampon à dateur : gérer, trier, dater les documents et le courrier.
Le tampon dateur est équipé de molettes permettant de régler la date et peut être utilisé pendant une période allant jusqu’à 12 ans. Certains modèles offrent également des formulations standard telles que « reçu le » ou « fait le ».
Le tampon à numéroteur : numéroter, noter, ordonner.
Dans un dossier volumineux, l’utilisation d’un tampon numéroteur peut faciliter le classement des documents en indiquant l’ordre chronologique de leur émission. Il existe deux types de tampons numéroteurs : ceux à incrémentation automatique et ceux à incrémentation manuelle.
Le tampon à empreinte modulable : personnaliser et ajuster les empreintes selon vos besoins
Lorsqu’il est nécessaire d’utiliser un tampon de manière ponctuelle, il peut être pratique d’avoir la possibilité de modifier le texte de l’empreinte en fonction de ses besoins. Certains modèles de tampons sont fournis avec plusieurs centaines de caractères, parfois disponibles en deux tailles de police, ce qui les rend pratiques mais nécessite un peu de précision dans leur utilisation.
