La gestion d’une entreprise englobe de nombreuses tâches, parmi lesquelles la gestion des documents occupe une place cruciale. Face à la prolifération des documents papier et des fichiers numériques, assurer une gestion documentaire efficace s’avère complexe. Pour simplifier et optimiser ce processus, l’option idéale est d’adopter une solution de gestion électronique des documents (GED). Cependant, la mise en place de cette solution nécessite une approche méthodique. Quelles sont les étapes clés pour instaurer un système de GED?
Pourquoi mettre en place une solution de GED ?
Dans le cadre de ses activités et formalités diverses, une entreprise traite quotidiennement de nombreux documents provenant de sources variées. La gestion de ces documents représente un défi majeur, impliquant des tâches répétitives et chronophages.
Pour gagner du temps et améliorer la gestion documentaire, il est essentiel de mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED). Cette approche technologique, basée sur des logiciels en mode SaaS, sur site ou en version téléchargeable en ligne, permet d’organiser, stocker, et partager les documents de manière optimale. La GED offre des avantages significatifs en termes de dématérialisation, de sécurité du stockage, et de facilité de partage d’informations.
En plus de garantir une gestion documentaire efficace, la mise en place d’une solution de GED contribue à améliorer la productivité des salariés tout en générant des économies liées à la gestion des documents physiques.
Constituer une équipe pour la gestion du projet GED
Le déploiement d’une solution de gestion électronique des documents constitue un projet d’ampleur, nécessitant une préparation minutieuse. La première étape consiste à former une équipe dédiée au pilotage du projet, composée d’employés issus de différents services de l’entreprise. La nomination d’un chef d’équipe chargé de coordonner les activités et d’assurer la collaboration entre les membres de l’équipe est essentielle.
Parallèlement à la constitution de l’équipe projet, il est crucial de sensibiliser l’ensemble des employés à la mise en place de la nouvelle solution de GED. La communication sur l’avancement du projet doit être assurée par l’équipe en charge de la gestion du projet.
Évaluer les besoins de ton entreprise
Afin d’assurer l’efficacité de la solution de GED, une évaluation approfondie des besoins spécifiques de l’entreprise est nécessaire. Identifier la nature des documents à gérer, les classer par catégorie, évaluer leur quantité mensuelle, déterminer les besoins d’archivage, de classement, et d’indexation des fichiers numériques sont autant d’étapes cruciales.
En cas de difficultés à identifier correctement ces besoins, l’assistance d’un cabinet de conseil en AMOA (assistance à maîtrise d’ouvrage) ou d’une entreprise éditrice d’un logiciel GED peut s’avérer précieuse.
Définir un plan de fonctionnement du logiciel GED
Après avoir identifié les besoins, la mise en place d’un plan de fonctionnement clair de la solution de GED est impérative. Établir un processus de classement et d’indexation des documents selon une méthodologie spécifique, définir le calendrier de conservation des documents, et préciser les modalités de numérisation sont des éléments essentiels du plan du projet GED.
La gestion des accès constitue également un point crucial du plan de fonctionnement, permettant d’obtenir un cahier des charges que le logiciel GED doit respecter. https://www.youtube.com/watch?v=qMwUmnBhkX0
Choisir le logiciel GED adapté aux besoins de ton entreprise
Avec la diversité des logiciels de gestion électronique des documents, le choix doit se faire en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Les critères tels que le type de documents gérés, le volume de stockage, les formats, ainsi que les processus de numérisation, d’indexation, et de classement doivent être pris en compte.
Outre ces critères, la compatibilité avec le système d’information existant, la facilité d’utilisation, l’adaptabilité aux évolutions des besoins de l’entreprise, et les clauses de réversibilité doivent également orienter le choix du logiciel GED. Des tests préalables sur les fonctionnalités des outils présélectionnés permettent d’ajuster le choix avant le déploiement définitif.
Installer le programme et former les utilisateurs
Une fois le logiciel GED idéal sélectionné après des tests approfondis, l’installation requiert une attention particulière, avec l’assistance de l’éditeur de l’outil. La formation des utilisateurs constitue une étape cruciale pour assurer une utilisation optimale de l’outil. Une équipe d’assistance technique peut être mise en place pour répondre aux préoccupations liées à l’utilisation du logiciel.
La maintenance régulière du logiciel, assurée par l’éditeur ou un expert indépendant, garantit son bon fonctionnement. Cela implique la vérification des programmes informatiques de base et la mise à jour de l’outil. La mise en place d’un serveur de sauvegarde est recommandée pour éviter toute perte de données due à une panne du logiciel.
En résumé, la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents nécessite une évaluation préalable des besoins de l’entreprise, l’établissement d’un cahier des charges, le choix judicieux du logiciel adapté, son installation, la formation des utilisateurs, et la maintenance régulière.
