Les entreprises s’efforcent de se distinguer et d’accroître leur compétitivité dans l’environnement concurrentiel actuel. C’est pourquoi plusieurs d’entre elles ont choisi d’investir dans un serveur vocal interactif afin de renforcer le service et les relations avec les clients.
Le serveur vocal interactif, souvent appelé SVI, est un système téléphonique qui permet de contrôler et de nuancer de manière autonome les appels téléphoniques d’une entreprise. Il fonctionne comme une réceptionniste virtuelle et est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Parmi ses autres fonctionnalités, citons la collecte des données du centre d’appels, l’enregistrement des appels et la création de files d’attente pour les appels entrants. Le SVI est de plus en plus populaire auprès de toutes sortes d’organisations, en particulier celles qui traitent régulièrement un volume élevé d’appels entrants.
Système SVI
Selon les représentants du service clientèle, l’utilisation d’un système SVI précisément structuré présente plusieurs avantages. Il autorise les entreprises à fournir une aide prompte et immédiate aux appelants tout en améliorant l’expérience client. Il garantit également des temps d’attente plus courts. Par conséquent, l’image de marque, la compétitivité et les performances de génération de leads des entreprises augmentent. En outre, un SVI permet aux entreprises de réduire les dépenses liées au suivi des appels entrants.
Il est moins coûteux à mettre en place que le recrutement d’agents de centre de contact. Il permet aux entreprises de répondre à certaines demandes en dehors des heures de travail, ce qui est important pour certains clients. En outre, un SVI peut faire gagner du temps et améliorer la productivité. Les entreprises peuvent également utiliser cette solution téléphonique pour renforcer les échanges avec les travailleurs et les autres parties prenantes.
Comment fonctionne un SVI ?
Lorsqu’une entreprise équipée d’un SVI reçoit un appel entrant, le gadget s’active instantanément. Il joue alors un message de bienvenue automatisé avant de présenter à l’appelant une série d’options. L’appelant n’a plus qu’à prendre une décision, soit en utilisant le clavier du téléphone, soit en utilisant la reconnaissance vocale. Le SVI peut conduire l’appelant à un conseiller qualifié ou à l’information correcte en fonction de la décision et de l’arborescence fournie par l’entreprise.
Cette technologie permet également d’automatiser certaines opérations, comme la vérification des informations relatives aux clients, la réponse aux questions fréquemment posées, le traitement des commandes, etc. Compte tenu de tout cela, le SVI est un outil organisationnel puissant pour les opérations internes et aide les entreprises à fournir un service client personnalisé. Pour de nombreuses entreprises, la connexion avec le client commence par un appel téléphonique. À ce stade, ce gadget est une merveilleuse solution pour satisfaire tous les appelants. Il est donc plus simple de les faire descendre dans le tunnel de conversion de manière sûre et efficace, ou de les fidéliser.
Comment installer et configurer un serveur vocal interactif pour votre entreprise ?
Une entreprise qui désire mettre en place un SVI dans son centre de contact doit d’abord faire le choix de l’opérateur télécom adéquat, de préférence spécialisé dans la relation client en entreprise. Il est préférable d’en choisir plusieurs. Il est préférable d’en choisir plusieurs, puis de les comparer afin de ne retenir que le plus intéressant. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte par l’entreprise tout au long de la comparaison. Nous citons notamment :
Les offres présentées,
Les prix payés,
Le professionnalisme de chaque prestataire,
La réactivité de son service client,
L’expérience,
Les capacités d’écoute, etc.
Après avoir repéré la meilleure offre du marché, l’entreprise peut poursuivre le développement de son système SVI. Elle bénéficie de l’assistance du prestataire télécom sélectionné tout au long de cette procédure. Il s’agit simplement de choisir le format de numéro de téléphone le plus approprié. Vous pouvez en utiliser plusieurs en fonction de vos besoins et des conditions. Ensuite, vous devez accorder une attention particulière au message de bienvenue. Il doit être aussi succinct et accrocheur que possible. Vous devez également vous assurer qu’il correspond à vos idéaux et qu’il a la capacité de faire la différence en une fraction de seconde. Il est préférable de l’enregistrer vous-même pour qu’il paraisse plus naturel, plus personnel, plus participatif et plus professionnel.
Configuration de la structure SVI
L’étape suivante consiste à configurer la structure du SVI. Celle-ci permet de qualifier chaque appel entrant et de les redistribuer de manière fluide vers les services et les profils capables de traiter efficacement les demandes des appelants. A ce stade, l’entreprise a tout intérêt à prioriser ses consommateurs. Une fois le scénario créé, il est essentiel de choisir une musique d’attente professionnelle, actuelle et engageante pour minimiser les abandons d’appels. Pour une meilleure expérience, elle doit être utilisée avec d’autres messages d’attente. Enfin, il ne vous reste plus qu’à structurer correctement la répartition des appels entrants et à administrer votre SVI de manière autonome.
Comment utiliser un SVI de manière efficace ?
Avant d’adopter un système SVI, il est fortement conseillé de le soumettre à une batterie de tests en conditions réelles. L’objectif est d’évaluer la portée des choix effectués et donc d’évaluer le succès du message d’accueil, du scénario de navigation, de la musique et de la messagerie d’attente. Vous devez être très attentif au comportement des différents appelants tout au long de ces tests.
Vous pourrez alors découvrir les éléments qui ont une influence négative sur l’expérience de l’appelant et apporter les changements appropriés. Une fois la solution mise en place, vous avez tout intérêt à vérifier son bon fonctionnement aussi souvent que possible et à l’adapter à votre actualité, mais aussi aux besoins de vos consommateurs. Un SVI est loin d’être un produit fini. Il doit pouvoir s’adapter aux besoins de l’entreprise et de son marché.
Erreurs courantes commises par les entreprises en matière de SVI :
Nous énumérons quelques-unes des erreurs de SVI les plus courantes commises par les entreprises.
L’utilisation de voix artificielles ou électroniques difficiles à entendre,
Mise en place d’une structure arborescente complexe avec un grand nombre d’options qui empêche les clients de recevoir des solutions rapides à leurs questions
Établir une structure arborescente qui empêche les appelants de revenir en arrière ou de connaître leur position dans la file d’attente
Diffuser des messages promotionnels ou des informations sur les réseaux sociaux ou les événements de l’entreprise, pendant la période d’attente,
L’utilisation d’un message d’accueil inadapté et long,
L’emploi de plusieurs voix, ce qui nuit à la cohérence des différentes présentations,
Ignorer la musique et les messages d’attente, etc.
Toutes les entreprises qui souhaitent améliorer considérablement leur SVI et l’expérience client associée doivent éviter les erreurs suivantes.
Y a-t-il autre chose que vous pouvez faire pour aider votre entreprise à se développer ?
Outre le SVI, les entreprises peuvent s’appuyer sur la surveillance en direct et le suivi des appels. Le premier leur fournira un aperçu précis et à 360° du parcours des visiteurs de leur site web dès qu’ils les contactent. En conséquence, elles pourront mieux les conseiller tout au long de l’échange, améliorer considérablement la qualité des dialogues, et donc augmenter le taux de conversion. La seconde méthode consiste à utiliser des numéros dédiés dans les supports de communication (hors ligne et/ou en ligne), ce qui permet aux entreprises d’identifier avec précision l’origine de chaque appel effectué.
Configurer un serveur vocal en Suisse
Vous savez maintenant comment mettre en place un serveur vocal. Cependant, cela vous semble peut-être un peu complexe et si tel est le cas, on peut vous proposer des solutions de serveurs vocaux en Suisse. La configuration de serveur vocal en Suisse est simple, extrêmement fiable et sécurisé. De ce fait, cela ne peut que donner envie. En choisissant de mettre en place un serveur vocal en Suisse, vous pourrez configurer un nombre illimité de scénarios d’appels et gérer un nombre illimité de conseillers, également.
De plus, vous pourrez recevoir de nombreux appels en simultané et enregistrer un grand nombre de conversations téléphoniques. La solution du serveur vocal en Suisse, en plus d’offrir une configuration simple et une grande fiabilité, offre un excellent service. Si vous avez besoin de mettre un serveur vocal rapidement en place, que vous ne voulez pas vous prendre la tête, mais que vous avez besoin d’un bon serveur vocal, puissant et sécurisé, alors c’est la solution parfaite pour vous.
Commencez dès maintenant à vous renseigner sur la configuration de votre serveur vocal en Suisse et lancez-vous pour sa mise en place !
