La récente vague importante de digitalisation a grandement favorisé la circulation des données personnelles des individus. Il est de la responsabilité des entités qui les collectent de garantir qu’elles ne tombent pas dans de mauvaises mains. Le RGPD est le cadre législatif mis en place à cette fin par l’Union européenne. Découvrez les modalités de mise en conformité avec le RGPD.
Aujourd’hui, de nombreuses personnes débattent de la question de la vie privée des internautes et des clients. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles dans l’Union européenne.
Assurer la conformité d’une entité avec le RGPD est une entreprise délicate qui nécessite un suivi et un encadrement constants. Le travail est compliqué en raison des différents critères qui doivent être suivis. L’embauche d’un expert en la matière est fortement conseillée, voire obligatoire. Il sera connu sous le nom de délégué à la protection des données (DPO). Sa présence est requise pour les organisations gouvernementales et les entreprises qui traitent d’énormes volumes de données.
Ce professionnel est responsable d’un certain nombre de tâches. La première consiste à se tenir au courant de toutes les normes et critères du législateur. Il lui incombe de conseiller ses employeurs sur la meilleure façon de se conformer au RGPD. Il est également le principal point de contact entre les autorités de contrôle et l’organisation en question.
Pour garantir des progrès continus, le DPO doit garder un œil sur tout. Il doit être tenu au courant des nouvelles avancées et rester à l’affût de toute irrégularité. Il est chargé de veiller au respect et à l’application du RGPD. Le choix du profil à concevoir doit faire l’objet d’une attention particulière.
Matérialiser la méthode de traitement de ses données.
La manière dont les données acquises sont traitées peut varier en fonction des objectifs des entités concernées. Toutefois, pour se conformer au RGPD, les méthodologies et les processus employés doivent être transparents. Le législateur doit pouvoir y accéder et les comprendre en toute simplicité.
Pour ce faire, le traitement des données doit être minutieusement documenté pour en assurer la traçabilité et la visibilité. Cela permet de mesurer l’impact des activités et, par conséquent, de déceler plus facilement les violations du cadre juridique.
Les organisations sont tenues par la loi de décrire les processus et les modifications que les données peuvent subir. Leur origine et leurs caractéristiques doivent également être divulguées. De même, les raisons du traitement des données personnelles doivent être indiquées. En outre, tous les opérateurs internes et externes par lesquels transitent les données doivent être soulignés.
Les organes de contrôle doivent être informés de l’origine et de la destination des informations. Ceci est vrai même si les données sont transmises en dehors de l’Union européenne, pour autant que des personnes de l’UE soient impliquées. Il s’agit du concept de cartographie, ce qui signifie une clarté maximale. Toute dissimulation peut entraîner des sanctions. Une formation au RGPD et ses enjeux s’avère très utile dans cette situation pour éviter toute pénalité ou sanction.
Réduire les traitements au strict minimum.
L’utilisation finale des données doit être mise en avant au cours de la phase de documentation des processus de traitement. Il est recommandé donc de filtrer les éléments obtenus afin de se conformer au RGPD.
Tout ce qui n’est pas nécessaire pour atteindre les objectifs doit être écarté. Par exemple, demander un numéro de sécurité sociale n’est pas nécessaire pour les informations relatives à l’inscription dans une école. Si une institution traite des informations personnelles dont elle n’a pas besoin, sa légitimité est mise en doute.
En outre, une attention particulière sera accordée aux limites légales et nécessaires imposées par la législation. Selon la nature des données, il peut être nécessaire d’obtenir l’autorisation des propriétaires. Selon les circonstances, ces derniers peuvent décider de ne fournir qu’une divulgation partielle ou de refuser toute participation. Toutefois, cette démarche ne se limite pas aux opérateurs internes. Cette politique de tri doit également être suivie par les sous-traitants.
Des contrôles stricts, ainsi qu’un filtre efficace, doivent être mis en place. En outre, l’exercice de certains droits fondamentaux (retrait du consentement, modification, etc.) doit être autorisé. Il est également facile d’appliquer les différentes mesures de protection lorsque des restrictions sont fixées.
Privilégier la transparence auprès de ses clients et partenaires.
De toute évidence, les personnes dont les données sont traitées doivent être informées des politiques de l’organisation. Elles ont le droit d’être informées sur toute une série de sujets. Si les clients ou les partenaires le demandent, il faut que l’entité concernée communique la conservation d’un article. À cet égard, la transparence est toujours de la plus haute importance. Ce type d’accès doit être fourni de manière illimitée.
Il incombe au DPO d’établir les systèmes nécessaires pour assurer ce droit à l’information. Des personnes de contact doivent être prêtes à répondre aux demandes des clients. Les demandes doivent être traitées par le biais de plateformes Internet, du téléphone, du courrier électronique, etc. En outre, dans certaines situations, les entreprises doivent clairement spécifier la destination des données et leur finalité.
La durée de conservation des données peut également être consultée. L’obligation s’applique à tous les opérateurs qui y ont accès. C’est particulièrement vrai pour les sous-traitants basés en dehors de l’Union européenne. Les pages de la politique de confidentialité, qui sont généralement négligées par les internautes, doivent comporter toutes les informations nécessaires.
Restructurer le processus interne
Une fois les bonnes pratiques du RGPD bien intégrées, le DPO doit se lancer dans la formalisation. Pour bénéficier d’un référentiel propre à l’institution, tous les processus doivent être rédigés conformément à la réglementation. Les fondamentaux sont généralement déjà en place, l’étape suivante consiste à généraliser le déploiement.
Plusieurs changements seront apportés aux méthodes utilisées en interne. Toutes les parties concernées doivent être informées et, surtout, recevoir des instructions sur les normes à suivre. La communication est essentielle pour s’assurer que tous les employés et partenaires sont sur la même longueur d’onde. En outre, les entreprises et les agences gouvernementales sont intéressées par la mise en place d’un système de sécurité efficace. L’objectif est de préserver la sécurité des données et d’empêcher leur diffusion illégale.
D’autres profils d’experts, en plus du DPO, peuvent alors être nécessaires. Les dangers sont nombreux. Il est essentiel de les identifier à l’avance afin de trouver rapidement des mesures correctives adéquates. Il ne reste plus qu’à passer les tests essentiels une fois que tous les cadres ont été construits en toute sécurité.
Se faire auditer par les organismes accrédités
Pour se conformer au RGPD, il est manifestement nécessaire d’obtenir le consentement des autorités compétentes. Il s’agit de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, ou CNIL, en France. Cette commission effectue des audits des structures qui traitent des données personnelles.
La majorité des points décrits ci-dessus sont strictement réglementés. Chaque aspect du règlement général sur la protection des données doit être examiné, tant sur le fond que sur la forme. Selon la taille de l’organisation et la quantité de données utilisées, cela peut prendre plusieurs heures.
Les défauts sont détectables et doivent être traités. L’obtention d’un certificat de conformité peut être coûteuse. Le prix varie entre 1000 et 5000 euros, sans compter les investissements nécessaires. Il est recommandé de se faire accompagner par un expert ou un cabinet de conseil.
