La Gestion Électronique des Documents, ou GED, est un système informatisé permettant de stocker, d’organiser, de partager et de sécuriser des documents électroniques. Il existe de nombreux logiciels GED sur le marché, chacun avec ses propres fonctionnalités et avantages. Dans cet article, nous allons présenter les 12 meilleurs logiciels GED pour vous aider à choisir celui qui conviendra le mieux à votre entreprise.
L’utilisation d’un logiciel GED présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :
Stockage et organisation efficaces : Les logiciels GED permettent de stocker et d’organiser de grandes quantités de documents électroniques de manière efficace et structurée, ce qui facilite l’accès et la recherche d’informations.
Collaboration simplifiée : Les logiciels GED permettent aux utilisateurs autorisés d’accéder et de travailler sur les mêmes documents, quel que soit leur emplacement géographique, ce qui facilite la collaboration et le partage d’informations.
Sécurité renforcée : Les logiciels GED permettent de contrôler l’accès aux documents en fonction des rôles et des autorisations définis, ce qui garantit la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.
Gain de temps : Les logiciels GED permettent de rechercher et d’accéder rapidement aux documents, ce qui permet de gagner du temps et d’optimiser la productivité.
Conformité légale : Les logiciels GED permettent de gérer les documents en conformité avec les exigences légales, en assurant notamment la traçabilité des modifications apportées aux documents.
En somme, l’utilisation d’un logiciel GED permet d’optimiser la gestion des documents électroniques au sein de l’entreprise, en améliorant leur stockage, leur organisation, leur sécurité et leur accessibilité, tout en garantissant la conformité aux exigences légales.
Les meilleurs logiciels GED :
Microsoft SharePoint by Alma
Microsoft SharePoint est une solution de gestion de contenu d’entreprise qui permet de stocker, organiser et partager des documents, des informations et des données de manière sécurisée et centralisée. Alma est une entreprise qui propose une solution de GED basée sur SharePoint. Cette solution offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion de workflows, la gestion des versions, la recherche de documents, la collaboration en temps réel, la synchronisation de fichiers, etc. De plus, Alma propose des services de conseil, d’intégration et de formation pour aider les entreprises à maximiser les avantages de SharePoint.
PandaDoc
PandaDoc est une solution de gestion de documents en ligne qui permet aux entreprises de créer, de suivre et de signer des documents électroniques. Cette plateforme offre une large gamme de fonctionnalités de GED, notamment la création et l’édition de documents, la signature électronique, la gestion des flux de travail et la création de modèles de documents.
PandaDoc permet également de suivre les documents envoyés pour savoir quand ils ont été ouverts et lus, ainsi que de recueillir des commentaires et des signatures électroniques. De plus, il dispose d’une intégration avec des plateformes telles que Salesforce, Hubspot et Zoho CRM, pour faciliter la gestion des documents.
Le système de gestion de documents de PandaDoc est facile à utiliser et offre une grande flexibilité dans la personnalisation des modèles et des flux de travail, ce qui en fait un choix populaire pour les entreprises de toutes tailles
Zeendoc
Zeendoc est un logiciel de gestion électronique de documents (GED) basé sur SaaS, largement considéré comme le meilleur en France. Il permet aux entreprises de toutes tailles de dématérialiser l’information, d’archiver les documents et d’automatiser les opérations commerciales. Toutes les données sont disponibles en temps réel, où que vous soyez, en quelques clics, ce qui vous permet de gagner un temps précieux dans votre travail quotidien.
Zeendoc présente un avantage non négligeable : l’analyse et la catégorisation automatisées des documents, qui permettent d’organiser rapidement les dossiers électroniques et de répondre rapidement aux contacts concernant le contenu des dossiers. De plus, Zeendoc est accessible sur diverses plateformes, y compris les PC, les tablettes et les smartphones, ce qui rend le programme adapté à la mobilité.
La sécurité des données est un élément important de la gestion des documents électroniques et Zeendoc propose des solutions de sécurité complètes pour protéger les données sauvegardées. Les données sont accessibles tout en étant gérées et protégées, ce qui réduit la possibilité d’une violation des données de l’entreprise.
En tant qu’utilisateur de Zeendoc, vous bénéficierez d’une interface intuitive et personnalisable, que vous soyez une collectivité locale, une entreprise de transport, une entreprise de logistique, une entreprise de construction, une profession réglementée, une entreprise immobilière, une entreprise de commerce électronique ou un professionnel de la santé. Zeendoc est une solution complète, sécurisée et simple d’utilisation, idéale pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent gagner du temps et de l’argent.
Optimisez la gestion des documents de votre entreprise avec Zeendoc, un logiciel de gestion électronique de documents basé sur le cloud qui fournit des solutions personnalisées pour répondre à vos besoins uniques.
Alfresco
Alfresco est un système de gestion de contenu sûr. Les solutions innovantes de cet outil améliorent la sécurité des informations contenues dans les documents. Une bonne gestion des données permet d’augmenter la productivité et d’offrir une expérience positive aux clients.
L’utilitaire peut être utilisé à tout moment et sur n’importe quel appareil. En effet, l’ECM en nuage d’Alfresco vous permet d’effectuer un certain nombre de tâches. Par conséquent, le traitement du contenu est plus rapide et les dépenses totales de l’entreprise sont moins élevées.
Alfresco améliore également la coopération sur le lieu de travail en offrant des possibilités fascinantes. L’une de ses caractéristiques, par exemple, garantit un accès facile au matériel.
DocuWare
DocuWare garantit la transition numérique de votre entreprise. Il travaille à la dématérialisation de la gestion des documents, de l’information d’entreprise et de tous les processus. Pour ce faire, elle automatise les processus à l’aide des technologies cloud. L’avantage de cette méthode est qu’elle réduit les erreurs dans le traitement des contenus. Elle augmente également l’efficacité.
En outre, Docuware permet de contrôler correctement les factures entrantes de l’entreprise. Ce traitement des paiements répond aux exigences réglementaires. En outre, il permet d’automatiser les processus. Ainsi, ce programme enregistre les tâches répétitives d’un employé. En outre, le personnel pourra se concentrer sur la production.
Oodrive
Oodrive est un outil de gestion documentaire simple et sûr. Tout d’abord, la centralisation de l’information dans une interface unique est un processus qui nécessite des circonstances d’accès. Ensuite, il permet de mettre à jour les documents en toute confiance. Enfin, Oodrive protège fermement les fichiers dits sensibles.
Les documents sont également partagés à partir d’un poste de travail personnalisé. La transmission des fichiers est alors sécurisée et illimitée en taille. Ce partage peut se faire à tout moment avec des collaborateurs ou des partenaires de l’entreprise. Oodrive est donc bien un outil collaboratif. De plus, son objectif est d’améliorer la collaboration.
Nuxeo
Nuxeo apporte une solution numérique sous la forme du développement d’une application de gestion de contenu. Cette plate-forme, véritable solution numérique, propose une méthode innovante. Cette technique permet d’améliorer l’expérience client de l’entreprise et de gérer le contenu de manière appropriée. Cette approche vous aidera à faire des choix et à mettre votre produit sur le marché.
Les solutions apportées par Nuxeo répondent aux problématiques de transition technologique. De plus, les réponses intelligentes du logiciel sont basées sur des informations critiques. Vous obtiendrez des solutions pratiques et adaptées à vos besoins spécifiques. Les services cloud proposés par Nuxeo sont également intéressants. Ils proposent le modèle SaaS, simple et efficace.
Huddle
Huddle est un outil de collaboration documentaire en ligne. Il a été créé pour les télétravailleurs, mais toute personne souhaitant accéder à des informations peut l’utiliser. De plus, la coopération est possible sur cette plateforme.
Elle fournit une solution de portail via laquelle les clients et les partenaires peuvent participer à des réunions. Un espace de travail partagé a été créé à cette fin au profit de tous les participants.
Huddle rassemble toutes ces personnes en un seul endroit pour gérer, éditer et réviser des documents critiques. En outre, cette méthode interactive permet d’approuver l’information et d’en débattre. En bref, l’adoption de Huddle facilite le télétravail et l’échange sécurisé de documents.
M-files
M-files est un logiciel GED qui permet la gestion des documents numériques en entreprise. Il offre une solution complète de gestion des documents, en permettant la création, l’organisation, la recherche, la récupération et le partage de documents en toute sécurité. Les fonctionnalités de M-files incluent la gestion des métadonnées, la recherche intelligente, la gestion des versions, la gestion des workflows, la protection des données, la conformité réglementaire et la collaboration. Il est possible de l’intégrer avec d’autres applications pour optimiser les processus de travail. M-files est utilisé dans divers secteurs, notamment la santé, les services financiers, l’ingénierie et la fabrication.
Open Bee
Open Bee est une plateforme de dématérialisation de la gestion de contenu d’une entreprise. C’est un outil de transformation numérique de l’entreprise. Elle aide les managers à atteindre leurs objectifs et à réaliser des avantages financiers. C’est dans cette situation qu’Open Bee diminue les tâches monotones en les automatisant.
Open Bee permet le partage d’informations à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Ce programme tente d’interférer dans ce processus en offrant une véritable sécurité. L’équipe collabore de manière très simple. Vous pouvez le faire en créant un lieu de travail privé. Cette fonction Open Bee vous permet d’échanger du matériel.
Qualios
Qualios est particulièrement performant en matière de gestion documentaire et de maîtrise du système d’information. Il se présente sous la forme d’un tableau de bord, de formulaires et d’indications. Pour commencer, l’interface simple de Qualios vous permet de suivre précisément vos opérations. Pour cela, Qualios Doc et Qualios Manager sont des solutions efficaces de gestion de l’information.
Ces outils vous permettent de suivre vos documents et leur évolution. Les formulaires Qualios sont brefs et faciles à comprendre. Vous pouvez également les personnaliser en fonction de vos préférences. Les indications rapides vous permettent de faire la meilleure sélection pour votre procédure. En résumé, Qualios propose ses services pour augmenter la productivité.
Tilkee
Tilkee est un logiciel de GED qui fonctionne avec le partage de documents. Les trois mots clés de ce logiciel sont : simplicité, sécurité et intelligence. Ces concepts englobent tous les avantages d’un système de gestion documentaire.
Avec cet outil, il n’est plus nécessaire de transmettre les documents en pièces jointes. Il suffit d’utiliser une méthode de partage de fichiers contemporaine, performante et sécurisée. Tilkee est donc un outil qui vous aidera à dématérialiser vos papiers.
De plus, Tilkee vous permet de dialoguer avec succès avec votre interlocuteur. Il vous permet d’interagir avec des partenaires commerciaux et des prospects de manière fluide et organisée à cet égard. Tilkee dispose d’un espace permettant aux collaborateurs de visualiser les documents avant de les signer.
Quelles sont les logiciels GED open-source ?
Il existe plusieurs logiciels GED open-source disponibles sur le marché, voici quelques exemples :
Alfresco : un système de gestion de contenu d’entreprise open-source qui offre des fonctionnalités avancées pour la gestion des documents et des processus métier.
Nuxeo : une plateforme de gestion de contenu d’entreprise open-source qui propose une GED complète, avec des fonctionnalités de collaboration, de workflow et de gestion des processus.
OpenKM : une solution open-source de gestion documentaire qui permet de stocker, organiser et partager les documents et informations de l’entreprise.
LogicalDOC : un logiciel open-source de gestion documentaire qui offre une interface utilisateur intuitive, des fonctionnalités de gestion des workflows et une intégration avec Microsoft Office.
Ces solutions open-source sont souvent plus économiques que les solutions propriétaires, mais nécessitent généralement un investissement en temps et en compétences pour l’installation et la configuration. Il est important de bien évaluer les besoins de l’entreprise avant de choisir un logiciel GED open-source ou propriétaire.
Comment choisir un logiciel GED
Pour choisir un logiciel GED adapté à vos besoins, il est important de prendre en compte plusieurs critères, tels que :
Les fonctionnalités : Il est important de bien définir vos besoins en termes de fonctionnalités et de choisir un logiciel qui les propose. Par exemple, si vous avez besoin d’une fonctionnalité de reconnaissance de caractères, assurez-vous que le logiciel la propose.
L’ergonomie : Un bon logiciel GED doit être facile à utiliser et intuitif, sinon vos collaborateurs risquent de ne pas l’adopter. Il est donc important de tester plusieurs logiciels pour trouver celui qui convient le mieux à votre équipe.
La sécurité : Les documents que vous allez stocker dans votre logiciel GED peuvent contenir des informations sensibles. Il est donc important de choisir un logiciel qui garantit la sécurité de vos données, en utilisant par exemple des protocoles de chiffrement.
L’évolutivité : Votre entreprise va évoluer, et vos besoins en matière de GED également. Il est donc important de choisir un logiciel qui peut évoluer avec votre entreprise, en proposant par exemple des options de personnalisation ou des modules complémentaires.
Le coût : Le coût est évidemment un critère important, mais il ne faut pas le mettre en avant au détriment des autres critères. Il est important de trouver un logiciel qui offre un bon rapport qualité-prix, en prenant en compte les coûts directs (licence, hébergement) et indirects (formation, maintenance).
Conclusion :
En conclusion, la gestion électronique des documents est un aspect important de toute organisation moderne. Les logiciels GED offrent une solution efficace pour gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, de la création à la suppression, en passant par la classification, l’indexation et la recherche.
Le choix du logiciel GED dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise. Il est important de prendre en compte les fonctionnalités clés telles que la sécurité, l’interopérabilité et la facilité d’utilisation.
En examinant les caractéristiques de chaque logiciel présenté dans ce comparatif, vous serez en mesure de trouver la solution GED qui convient le mieux à votre entreprise. Que vous recherchiez un logiciel open-source gratuit ou une solution propriétaire professionnelle, il existe une large gamme d’options disponibles pour répondre à vos besoins.
