Le suivi du temps de travail des employésen télétravail présente des défis particuliers, exigeant une attention accrue pour maintenir l’engagement des employés et collecter des données cruciales, notamment en ce qui concerne la facturation.
Les logiciels de gestion du temps sont spécialement conçus pour permettre aux individus et aux entreprises de suivre les heures de travail, ou plus généralement, les périodes pendant lesquelles leurs employés s’adonnent à des tâches spécifiques. Initialement destinés aux travailleurs indépendants, aux entreprises de services professionnels et aux entrepreneurs, ces services sont désormais largement adoptés par de nombreuses entreprises qui ont dû faire face au télétravail en raison de la pandémie. Sans plus tarder, découvrez ci-dessous les logiciels de gestion du temps les plus performants pour suivre le temps de travail.
Time Doctor se distingue incontestablement comme un outil de suivi du temps exceptionnel, idéal pour surveiller les heures de travail des employés ou des travailleurs indépendants exerçant leurs activités à distance. Cependant, il va au-delà de la simple gestion du temps. Parmi ses fonctionnalités intégrées, on retrouve la surveillance des discussions, la capture d’écran, la gestion de la paie et des paiements. En résumé, Time Doctor se situe à la croisée des chemins entre la gestion de projet, le suivi du temps et le logiciel de surveillance des employés. Il excelle particulièrement dans la surveillance des collaborateurs.
Lorsque vous utilisez Time Doctor, le logiciel exige l’installation de l’application de bureau ou de l’extension Chrome pour pouvoir utiliser la fonction de chronométrage.
Factorial
Factorial se présente comme une plateforme tout-en-un qui simplifie la gestion des horaires de travail à la fois pour les gestionnaires et les employés. Grâce à cet outil, vous pouvez surveiller les heures de travail de vos collaborateurs et économiser un temps précieux chaque mois grâce à la création automatique de rapports personnalisés. Ces rapports répondent aux exigences légales et sont entièrement fiables en cas de contrôle.
Vos employés ont la possibilité de pointer leurs heures de travail via leur ordinateur, l’application mobile ou un code QR. Vous pouvez approuver ou rejeter facilement les feuilles de temps de chaque employé en quelques clics. De plus, vous avez la possibilité d’ajouter des annotations aux plannings de vos collaborateurs et de gérer et rémunérer les heures supplémentaires de manière plus efficace.
En automatisant le contrôle du temps de travail, Factorial vous permet de réduire le temps consacré à la gestion, de lutter contre l’absentéisme et d’éviter les erreurs.
TimeCamp
TimeCamp est une application basée sur le cloud qui offre un suivi de l’activité des utilisateurs d’ordinateurs, adaptée aussi bien aux travailleurs indépendants qu’aux équipes. Le module de feuilles de temps de TimeCamp propose un tableau de bord détaillé des heures de travail, permettant ainsi un suivi automatisé du temps de travail des employés. De plus, la gestion de projet peut créer des sous-tâches au sein des projets et les assigner à différents membres de l’équipe. Les utilisateurs ont la possibilité de générer des factures en fonction de la complexité du projet, des employés impliqués et des heures de travail consacrées.
La fonction de gestion du temps de TimeCamp offre un suivi automatisé de l’utilisation des ordinateurs et génère des analyses de productivité individuelles pour chaque employé. La solution envoie également des courriels hebdomadaires automatisés récapitulant le travail accompli, le temps perdu, les heures de travail productives et les sites web qui ont occupé du temps. De plus, ce logiciel est compatible avec de nombreuses applications et propose des fonctionnalités complémentaires pour des capacités supplémentaires. Il est particulièrement recommandé pour les entreprises professionnelles B2B qui ont besoin de suivre le temps et d’évaluer la rentabilité de leurs projets.
Toggl
Toggl se distingue comme l’un des systèmes de suivi du temps les plus simples pour vous aider à gérer vos tâches. Peu importe où vous vous trouvez ou sur quel appareil vous basculez, vos données sont synchronisées en temps réel. Il vous suffit de lancer le minuteur sur votre téléphone et de l’arrêter dans votre navigateur. Toggl est un service intuitif et convivial qui vous offre les outils essentiels pour suivre le temps consacré à vos activités. Dans votre compte Toggl, vous avez la possibilité de créer non seulement des projets et des clients, mais également des équipes, des espaces de travail et des étiquettes. Tous ces outils de catégorisation vous aident à organiser efficacement le suivi de votre temps.
Timely
Timely se distingue en tant qu’application de suivi du temps entièrement automatisée, basée sur le cloud, et elle est compatible avec des applications natives pour iOS, Android, Mac et Windows. Ce logiciel, alimenté par l’intelligence artificielle, convient aussi bien aux travailleurs indépendants qu’aux entreprises. Il offre une panoplie de fonctionnalités, notamment la planification des tâches, le suivi budgétaire, l’enregistrement automatique des réunions, des rapports détaillés et des tableaux de bord, des rappels automatisés, et bien plus encore.
Timely permet d’équilibrerles charges de travail au sein des équipes, tandis que les gestionnaires ont la possibilité de vérifier quels utilisateurs ont consigné ou non leurs heures de travail quotidiennes. De plus, la durée des tâches peut être planifiée et attribuée aux utilisateurs. Le logiciel permet également de créer des rapports détaillés, que vous pouvez envoyer aux clients avec leurs factures, afin de leur offrir un aperçu précis des tâches accomplies.
Harvest
Le suivi du temps ne devrait pas être une corvée, que ce soit pour vous ou pour votre équipe. Harvest vous offre des chronomètres simples et intuitifs qui fonctionnent en tout lieu. Cet outil exploite la puissance du suivi du temps pour rendre plus accessible que jamais la recherche de réponses. Parmi les fonctionnalités de Harvest, vous trouverez le suivi du temps et des dépenses, ainsi que le suivi du temps de votre équipe, transformant les données brutes des feuilles de temps en un résumé visuel de l’utilisation du temps de votre équipe.
Ce logiciel offre également des fonctionnalités qui vous aident à vous assurer que vos projets restent sur la bonne voie et simplifie l’envoi de factures à vos clients. Avec Harvest, le suivi du temps devient un jeu d’enfant pour vous et votre équipe.
Clockify
Clockify est une application conviviale de suivi du temps et de feuille de temps qui vous permet, ainsi qu’à votre équipe, de surveiller les heures de travail sur l’ensemble de vos projets. L’avantage principal de Clockify est son plan gratuit qui permet un nombre illimité d’utilisateurs, sans limite de temps. Cette application fonctionne sur tous les appareils, garantissant que vous pouvez suivre le temps de n’importe où, car toutes les données sont automatiquement synchronisées en ligne.
Avec Clockify, vous pouvez suivre les présences, les heures facturables, les progrès, les horaires, et bien plus encore. Vous avez la possibilité de suivre le temps en utilisant un minuteur ou d’enregistrer manuellement les heures dans une feuille de temps. Cette solution est parfaite pour suivre les travaux en cours, les présences, les heures facturables, et pour attribuer vos enregistrements aux projets et aux clients appropriés. De plus, le logiciel vous permet de générer des rapports hebdomadaires, mensuels et annuels pour une meilleure gestion du temps et des ressources.
Bitrix24
Si vous êtes à la recherche d’une solution de gestion de projet gratuite avec suivi du temps, Bitrix24 mérite de figurer sur votre liste. Bitrix24 propose gratuitement des tâches illimitées, des projets illimités, ainsi qu’un suivi du temps sans limites pour un maximum de 12 utilisateurs. Ce suivi du temps ne se limite pas seulement à l’enregistrement des heures, car vous avez la possibilité de saisir des estimations pour chaque tâche ou projet, puis de les comparer au temps réellement passé.
En outre, vous pouvez établir des devis et des factures pour vos clients, et oui, cette fonctionnalité est également disponible sans frais. Bitrix24 est conçu pour répondre aux besoins des entreprises, y compris les petites entreprises. Il convient également aux équipes distantes désireuses de rester en contact et de collaborer efficacement. Une solution complète pour la gestion de projet et le suivi du temps, accessible gratuitement pour les équipes de taille réduite.
Hours
Hours est une application conçue pour les freelances et les consultants, leur permettant de suivre le temps alloué à des tâches spécifiques par client ou projet. De plus, elle intègre la possibilité d’ajouter récemment les taux facturables et d’autres détails nécessaires pour établir des factures. Cette fonctionnalité facilite la personnalisation rapide de vos factures, en y incluant vos heures de travail et même en ajoutant des notes de suivi directement depuis l’interface conviviale d’Hours.
Hours se distingue par sa simplicité, en étant l’une des applications les plus intuitives pour le suivi du temps. Si votre besoin se limite à une meilleure gestion du temps sans nécessiter des fonctionnalités avancées ou des intégrations avec d’autres applications, alors Hours pourrait être la solution qui vous convient. Elle convient particulièrement à une utilisation individuelle par des travailleurs indépendants ou des équipes de petite taille, généralement composées de moins de cinq personnes.
Comment choisir votre logiciel de gestion du temps
Si vous avez toujours suivi la gestion du temps de vos employés de manière traditionnelle, il est grand temps d’embrasser la technologie pour rendre le processus plus fluide. Un large éventail d’applications vous permet de surveiller en temps réel les heures de travail, vous offrant ainsi la possibilité de tirer parti de ces informations sans délai. Ces applications sont conçues pour être compatibles avec toutes les plateformes, ce qui signifie que vous ne serez pas limité par les contraintes liées aux appareils lorsque vous chercherez à améliorer l’efficacité de votre entreprise.
Cependant, il est important de bien comprendre les prérequis avant d’installer l’un de ces logiciels. Ce guide a pour objectif d’aider les personnes qui n’ont pas encore eu l’occasion d’utiliser un système intelligent de gestion du temps.
Examinez les fonctionnalités
Pour choisir lelogiciel de gestion du temps idéal, il est impératif de définir vos objectifs avant de vous engager dans une telle solution. Cela vous garantira d’obtenir les résultats escomptés. Il ne suffit pas uniquement de comprendre ce que vous attendez de l’application, mais aussi d’analyser en détail ce qu’elle propose. Il est relativement facile de trouver des logiciels de time tracking sur le marché, quel que soit le type de plateforme que vous utilisez. Cependant, le défi réside dans le choix de celui qui répondra le mieux à vos besoins spécifiques.
Que vos exigences aillent du simple suivi du temps à une facturation détaillée, il est recommandé de se concentrer sur l’essentiel. Classez par ordre de priorité les fonctionnalités dont vous aurez besoin dans l’application, puis optez pour celle qui offre la meilleure expérience utilisateur en combinant ces fonctionnalités.
Choisissez un outil de suivi du temps simple à utiliser
L’objectif principal d’un logiciel de suivi du temps est de collecter des données précieuses sans provoquer de confusion parmi les utilisateurs. Cela signifie que votre personnel ne devrait pas être confronté à des problèmes techniques lors de l’utilisation de l’application. Étant donné que tout le monde n’a pas une expertise technologique, il est essentiel de sélectionner une application conviviale.
Pour ce faire, privilégiez un logiciel de time tracking doté d’une interface utilisateur intuitive. Cela évitera que vos employés aient constamment besoin de recourir à l’aide ou à la documentation pour comprendre le fonctionnement de l’application. En outre, les applications simples à utiliser encouragent davantage les utilisateurs à les adopter.
Vérifiez la compatibilité multiplateforme
Même si de nombreux logiciels proposent à la fois des versions mobiles et de bureau, certains d’entre eux peuvent exercer une pression excessive sur le système. Par conséquent, les employés dotés de matériel plus limité seront frustrés si le logiciel se bloque fréquemment ou met du temps à se lancer. Peu importe à quel point l’application est conviviale, les employés ne seront pas satisfaits si elle ne fonctionne pas correctement.
Il est essentiel que l’application fonctionne bien quelle que soit la plateforme. De plus, assurez-vous que l’application n’a pas d’impact négatif sur les performances de l’appareil. Cette considération est particulièrement importante étant donné que la plupart des individus ne disposent pas de téléphones portables haut de gamme. En optant pour un outil léger et peu gourmand en ressources, vous évitez les longs temps de chargement.
Capacités d’intégration
Un autre facteur crucial à prendre en compte lors du choix d’un outil de suivi du temps est sa capacité à s’intégrer efficacement à vos autres outils. Si vous souhaitez ajouter cet outil à votre logiciel de gestion de projet existant, il doit fonctionner de manière transparente sans nécessiter d’ajustements majeurs. De nombreux logiciels de suivi du temps disponibles sur le marché offrent des options d’intégration avec divers systèmes de gestion déjà en place.
Il est donc judicieux de choisir un logiciel qui améliore votre efficacité globale en exploitant vos outils de gestion actuels. Assurez-vous de tenir compte de cet aspect lors de la sélection de votre logiciel de suivi du temps afin de simplifier votre environnement de travail.
Simplicité de la facturation
Lors du choix d’un logiciel de suivi du temps, il est essentiel d’être proactif en sélectionnant une solution qui intègre une fonction de facturation. Pour déterminer le revenu total d’un employé, l’application doit prendre en compte ses heures de travail, ses absences et son barème de rémunération. Parmi les autres fonctionnalités essentielles à rechercher, il y a la possibilité d’exporter les factures générées sous forme de fichiers plats à transmettre au service comptable. Cette fonctionnalité élimine non seulement la nécessité d’une facturation manuelle, mais elle garantit également une plus grande précision.
Lorsque les factures sont calculées manuellement, des erreurs humaines sont fréquentes, d’où l’importance d’investir dans des solutions appropriées qui utilisent des programmes pour gérer cette tâche. En connectant un programme fiable à votre environnement de travail, vous n’avez plus à vous soucier des erreurs de calcul des factures. En conséquence, votre personnel est rémunéré pour le travail effectué et le temps passé, et vous n’avez pas à vous préoccuper de la saisie manuelle des données.
