Que se passe-t-il lorsque vous avez beaucoup de temps pour effectuer une tâche simple ? Vous remettez les choses à plus tard. Vous remettez toujours vos devoirs au lendemain. Vous ne commencez à travailler qu’à la toute dernière minute et attendez d’être pressé par le temps.
Selon la loi de Parkinson, « le travail s’étend jusqu’à ce qu’il prenne tout le temps disponible pour son achèvement ». Par conséquent, plus nous avons de temps, moins nous le dépensons efficacement. Nous sommes moins productifs en raison de cette mauvaise gestion du temps.
Excellente nouvelle : Il est possible d’améliorer la productivité et l’efficacité au quotidien en maîtrisant l’idée de la loi de Parkinson. En travaillant moins, vous accomplirez plus. Lorsque cette règle est bien comprise et utilisée, elle vous permet d’accomplir votre tâche plus rapidement que n’importe quel rival.
Avez-vous pris l’habitude de remettre à plus tard ou d’ignorer des tâches importantes lorsque vous travaillez sur vos projets ? Vous êtes probablement régi par la « loi de Parkinson » si vous remettez souvent des tâches au lendemain sans justification valable. Découvrez-en plus dans cet article, et servez-vous-en pour augmenter votre productivité quotidienne.
La loi de Parkinson : explication, application et exemples
Selon Cyril Northcote Parkinson, « le travail s’étend jusqu’à ce qu’il consomme tout le temps disponible pour son achèvement. »
Comment cette hypothèse a-t-elle été développée par ce dernier ? À l’aide d’exemples, découvrez les idées de base de cette loi en matière de gestion du temps.
Le constat de Cyril Northcote Parkinson
Cyril Northcote Parkinson a formulé cette législation en 1958 après avoir servi pendant de nombreuses années dans le gouvernement britannique.
Il a fondé ses conclusions scientifiques sur l’augmentation du nombre de travailleurs civils au ministère britannique des Colonies. Quelle que soit la quantité de travail à accomplir, selon ses observations, le nombre de travailleurs civils au British Colonial Office augmentait de 5 à 7 % par an.
Il pensait que deux phénomènes propres à l’administration et aux entreprises en étaient la cause.
Un fonctionnaire consent à la croissance de ses subordonnés, pas de ses adversaires. Naturellement, un collaborateur choisira de travailler avec une personne moins compétente que lui afin d’éviter de se sentir intimidé au travail. En raison de la structure interne d’une entreprise, cela se traduit également par une augmentation du nombre de tâches inutiles.
« Les employés publics génèrent du travail les uns pour les autres ». Le nombre de demandes de permission et de travaux annexes augmente également avec le nombre de travailleurs. La charge de travail semble augmenter. L’entreprise est réellement moins productive qu’auparavant.
Cette remarque a d’abord été faite dans le gouvernement britannique. Cependant, elle est actuellement utilisée dans le management et les entreprises. Elle permet d’encourager les travailleurs à être plus productifs.
L’idée parkinsonienne de la gestion du temps
Parkinson affirme que le travail occupe tout le temps qui lui est consacré.
Il s’est servi de la loi des gaz pour faire une comparaison. Imaginez que vous libérez une certaine quantité de gaz dans un appartement de 20 mètres carrés. Elle occupera alors tout le volume sans rien apporter.
Maintenant, vous déchargez la même quantité dans une villa de 100 mètres carrés. En plus, le gaz va remplir tout le volume de la maison. C’est le principe d’expansion. Cette approche peut être utilisée pour organiser un emploi du temps, rédiger un mémoire, étudier, faire ses devoirs et d’autres aspects de la vie quotidienne.
Votre temps sera utilisé plus efficacement si vous vous accordez plus de temps pour accomplir une tâche. Vos efforts se développent comme du gaz dans un grand espace. La découverte de la maladie de Parkinson repose sur cette observation.
Une illustration de l’utilisation de l’hypothèse de Parkinson dans les affaires
Prenons un exemple concret. Vous êtes le directeur de l’entreprise, et vous êtes engagé dans un projet important. Vous vous donnez 1,5 an pour le mener à bien, mais vous ajoutez 6 mois supplémentaires au plan. Parce qu’ils sont conscients qu’ils n’ont pas besoin de précipiter le processus, ils seront moins efficaces et efficients.
La séparation des rôles sera moins évidente, et l’efficacité en souffrira. Ils ne ressentiront aucune pression et se concentreront sur les tâches superflues plutôt que sur les tâches importantes.
Comment augmenter la productivité d’une entreprise selon la théorie de Parkinson ?
Ne vous inquiétez pas, cette législation ne vous tuera pas. Quelques procédures simples que vous pouvez essayer parmi votre personnel et au sein de votre entreprise vous aideront à devenir plus efficace.
Pour augmenter la productivité, optimisez le temps de travail des employés
La première étape consiste à établir une stratégie détaillée pour chaque jour et chaque semaine pour votre personnel. Chacun doit être bien conscient de ses responsabilités et du moment où il doit les assumer. Vous pouvez utiliser des stratégies d’optimisation pour augmenter la productivité de chaque minute de votre journée. Vous pouvez mieux planifier votre journée en utilisant des techniques comme le Time Boxing et l’approche Pomodoro.
La technique Pomodoro vous permet de diviser votre journée de travail en sessions
La technique Pomodoro consiste à alterner des blocs de deux heures de travail et de détente.
Vous réglez un minuteur pour 25 minutes à utiliser dans la pratique. Vous continuez à travailler sur votre objectif pendant toute cette période ininterrompue. Vous vous accordez une pause de 5 minutes une fois le temps imparti écoulé. Pour arriver à deux heures, répétez ce processus quatre fois.
Ensuite, vous vous accordez un repos de 25 minutes. L’esprit reste ainsi vif et productif pendant toute la durée de l’intervalle de deux heures. Pour augmenter la productivité de votre personnel, introduisez la technique Pomodoro dans votre entreprise.
Time boxing : allouer du temps pour chaque travail en blocs de temps
La technique Pomodoro et le Time Boxing fonctionnent sur le même principe. Avec le Time Boxing, la répartition est plus adaptable.
Une date limite doit être attribuée à chaque tâche. Les collaborateurs savent alors ce qu’ils doivent faire et quand la tâche doit être terminée.
Ils sont capables de maintenir leur attention et d’éviter de se laisser distraire par des détails non pertinents grâce à cela. Ils produisent davantage, même avec un délai plus court, parce qu’ils sont plus productifs.
Planifiez stratégiquement chaque activité et projet de l’entreprise
Pour être en mesure de gérer votre emploi du temps, vous devez planifier. Vous devez planifier méticuleusement chaque activité de votre entreprise pour qu’elle soit couronnée de succès. Il est crucial de mettre votre stratégie par écrit pour rester concentré sur votre objectif final.
Attribuez à chaque employé une certaine mission et un certain temps de travail
Il doit y avoir une liste de tâches à accomplir par chaque employé, ainsi que des délais pour chacune d’entre elles. Il est plus simple d’exécuter cette liste après l’avoir mise par écrit. L’employé verra ainsi ses missions comme un défi à relever dans un certain délai, ce qui a une composante de motivation. Il travaillera alors de manière plus efficace.
Indiquez clairement la date d’échéance de chaque projet professionnel
Pour être plus efficace, vous devez mettre par écrit la date limite de votre tâche. La tâche sera la seule chose à laquelle les membres de l’équipe penseront. Le compte à rebours sera lancé par le rappel quotidien de l’échéance. Le travail effectué tous les jours en bénéficiera.
L’utilisation de cette méthode vous permet également de diviser l’objectif en activités plus faciles à gérer et pouvant être terminées dans le temps imparti.
Soyez raisonnable avec vos échéances et gardez à l’esprit que le gaz occupe tout l’espace disponible, aussi minuscule soit-il ! Veillez toutefois à ne pas surmener votre personnel afin de maintenir la qualité.
Gardez un œil sur les performances de l’entreprise et de chaque employé au travail
Il est crucial de garder un œil sur les performances de l’entreprise et de ses travailleurs. Cela vous permet de déterminer si le temps alloué à chaque travail est nécessaire. Supposons que le temps alloué à une tâche soit supérieur à celui qui est réellement nécessaire. Vous pouvez déterminer le temps réellement nécessaire à chaque tâche en surveillant les performances de votre équipe.
Si nécessaire, modifiez le temps alloué aux tâches
Le succès de la gestion du temps dépend de la capacité à ajuster le calendrier. Rappelez-vous : l’objectif est de travailler efficacement, pas de travailler sous pression.
Évitez d’ajouter à votre tension si une tâche prend plus de temps que prévu. Accordez-lui le temps dont elle a besoin. Il en va de même si vous avez surestimé le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche ; vous avez la possibilité de le modifier si nécessaire.
La loi de Parkinson est une ligne directrice fondamentale pour une gestion efficace du temps. La compréhension de ces facteurs vous permet de modifier et de combattre la perte de productivité. La loi de la futilité a été découverte à la suite de la création de la loi de Parkinson.
Cette règle souligne notre propension à prêter attention aux détails non pertinents lorsque nous travaillons sur un projet. En général, nous nous concentrons sur le superflu au lieu de prêter attention aux préoccupations importantes. Cette règle est similaire à la règle de Pareto, qui stipule que 20 % d’un effort produira 80 % des résultats.
Apprenez à hiérarchiser ce qui est important et à utiliser votre temps à bon escient. Pour chaque objectif, établissez des calendriers détaillés. Vous progresserez considérablement. Ne laissez pas la loi de la dilatation vous amener à sacrifier la qualité de votre travail !