Auparavant, un tampon encreur était une sorte de timbre en bois qu’il fallait tremper dans de l’encre de couleur.
Cet objet a évolué au fil du temps. Il a muté en quelque chose de plus complexe, plus simple à utiliser et particulièrement facile à personnaliser. Par conséquent, les entreprises disposent d’un large éventail de cachets à des fins diverses.
Un tampon numérique pour valider les documents commerciaux.
Le tampon numérique est une version plus sophistiquée du traditionnel tampon à encre. Ce tampon, contrairement à son prédécesseur, n’est pas composé de bois ou de métal. Il est entièrement dématérialisé et peut être utilisé en conjonction avec un ordinateur.
De nombreux instruments, comme le tampon encreur, ont été dématérialisés au fur et à mesure des progrès technologiques. Les cachets numériques ont commencé à remplacer les modèles traditionnels.
Le tampon numérique est une signature numérique qui peut être utilisée pour certifier des documents professionnels et garantir leur authenticité.
En ce sens, il s’apparente au traditionnel cachet d’entreprise. La distinction entre ces deux cachets est que le cachet numérique garantit que les documents en question n’ont pas été modifiés.
Par conséquent, l’adoption d’un cachet numérique ajoute de la pertinence et du sérieux aux documents d’entreprise. C’est pourquoi de nombreuses entreprises en sont dotées. Toutefois, ce n’est pas le seul avantage de l’utilisation d’un cachet numérique.
Les avantages des tampons numériques pour les entreprises
Prenons le scénario suivant : le propriétaire d’une entreprise doit communiquer des documents essentiels à un tiers dans le cadre d’un projet ou d’une correspondance.
Pour ce faire, il doit imprimer les documents, les signer avec un tampon encreur, puis les numériser avant de les envoyer par courrier électronique.
Cette procédure prend du temps et n’est pas pratique. Elle nécessite beaucoup d’argent et d’efforts. Vous pouvez éviter cette longue procédure en utilisant un tampon numérique. Comme indiqué précédemment, il s’agit d’un instrument totalement numérisé.
Par conséquent, vous pouvez l’utiliser immédiatement sur le document à livrer au lieu de l’imprimer.
Gérer correctement vos documents
C’est très utile. Avec ce tampon, vous pourrez tamponner et numéroter un grand nombre de papiers en peu de temps. Par conséquent, le tampon numérique facilite le travail dans toute l’entreprise.
Il vous permet d’économiser de l’argent sans sacrifier l’efficacité. En effet, grâce à cette application, vous pouvez réduire le budget consacré à l’achat de timbres d’entreprise. Le timbre numérique est un excellent moyen de lancer votre entreprise.
Contrairement aux idées reçues, le cachet numérique est assez adaptable. Il peut être utilisé sur un certain nombre de supports numériques. Les possibilités d’utilisation du tampon numérique sont presque infinies. Vous pouvez, par exemple, l’utiliser pour tamponner :
Des factures ;
Des relevés ;
Des reçus ;
Des informations financières.
Le tampon numérique, véritable vecteur marketing
Même après sa dématérialisation, le tampon demeure un outil de communication stratégique pour améliorer et renforcer l’image de l’entreprise.
La dématérialisation peut même être avantageuse pour l’entreprise. En raison de problèmes d’encre récurrents, certaines zones ne sont souvent pas visibles après un tampon manuel.
Ces défauts sont éliminés par le tampon numérique. L’impression est claire et sans défaut.
En outre, la société disposera d’une flexibilité supplémentaire dans la création de ses timbres. Elle pourra les personnaliser comme bon lui semble.
Il est également possible d’utiliser des lettres minuscules, des couleurs, ou même un logo visible. Utilisé en entreprise, le tampon numérique rendra vos communications marketing plus efficaces.
Utilisation d’un tampon numérique
Le tampon numérique est très facile à utiliser. Toutefois, il convient de noter que certaines des phrases associées à son utilisation peuvent être effrayantes pour les personnes qui ne les connaissent pas.
Pour commencer, vous n’avez pas besoin d’employer un expert pour réaliser votre tampon numérique.
Vous pouvez le faire vous-même. Les cachets numériques sont disponibles sous plusieurs formes. Les formats les plus souvent utilisés sont le png et le jpg.
Chaque format et sa caractéristique
Chaque format possède des caractéristiques qui lui sont propres. Par conséquent, vous devez consacrer du temps à vous renseigner sur leurs particularités afin de pouvoir les utiliser efficacement.
Ensuite, vous devez comprendre comment télécharger et conserver les tampons numériques.
Il convient de souligner à ce stade que vous pouvez obtenir des tampons gratuits sur Internet et les modifier à votre goût, ou que vous pouvez télécharger des modèles préétablis créés par des experts en création et des artistes.
Dans tous les cas, nous vous conseillons de faire le plus de recherches possible. Ce n’est qu’ainsi que vous serez en mesure d’apprendre et d’utiliser correctement cet incroyable instrument qu’est le tampon numérique.
