Relance par courrier électronique : conseils et exemples de qualité pour les professionnels et les recruteurs

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi vos courriels restent sans réponse, même s’ils sont pertinents ? Est-ce le timing, le contenu, ou simplement une boîte de réception encombrée qui les noie ? Dans le monde professionnel, une relance est souvent nécessaire, mais comment s’assurer qu’elle soit efficace et bien perçue ? Que vous soyez un professionnel cherchant à conclure une affaire ou un recruteur en attente d’une réponse, cet article explore les meilleures pratiques et propose des exemples concrets pour améliorer vos courriels de suivi.

Table des matières

Qu’est-ce qu’un courriel de relance et pourquoi est-il important d’en envoyer ?

À une époque où la communication instantanée est devenue la norme, il est facile de supposer que chaque message envoyé est immédiatement lu et traité. Cependant, dans l’environnement numérique actuel saturé, certains messages se perdent inévitablement parmi la multitude.

C’est là que le courriel de suivi entre en jeu, un outil essentiel pour tous les professionnels, qu’il s’agisse de marketeurs, de recruteurs ou de commerciaux.

La définition du courriel de relance

Un courriel de relance est un e-mail envoyé après un premier message resté sans réponse dans le but d’inciter le destinataire à prendre une action ou à réagir.

Ce type de courriel peut être utilisé dans divers contextes, que ce soit pour une proposition commerciale, un rappel d’entretien, une demande de feedback, et bien d’autres.

Les enjeux stratégiques de la relance par e-mail

La relance par e-mail ne se résume pas à une simple répétition du premier message. Elle comporte plusieurs enjeux stratégiques essentiels :

Visibilité : Dans une boîte de réception encombrée, le premier e-mail a tendance à passer inaperçu. La relance offre une seconde opportunité pour capter l’attention du destinataire.

Engagement : Un courriel de relance bien rédigé peut encourager le destinataire à prendre une action, que ce soit en répondant à une demande, en finalisant un achat ou en prenant une décision.

Professionnalisme : Lorsqu’elle est exécutée de manière appropriée, la relance démontre que vous êtes sérieux et engagé dans votre proposition ou demande, renforçant ainsi votre crédibilité.

Motifs et avantages de la relance par e-mail

Il arrive fréquemment que les e-mails ne reçoivent pas de réponse à leur premier envoi. La relance peut avoir un impact significatif en augmentant le taux d’ouverture et, par conséquent, le taux de conversion.

Occupation : Les individus sont souvent très occupés, et même si votre e-mail initial a été vu, il peut facilement être oublié. La relance agit comme un rappel utile.

Rappel d’Opportunité : Enfin, si votre offre est pertinente pour le destinataire mais qu’il ne l’a pas remarquée la première fois, la relance offre une nouvelle opportunité de susciter son intérêt.

La relance par e-mail se révèle donc être un outil efficace pour maximiser les chances d’obtenir une réponse et d’atteindre vos objectifs, en tenant compte des contraintes et de la surcharge d’informations auxquelles les destinataires font face.

Comment formuler un courriel de relance efficace…

Objectif clair et précis

Dans un environnement saturé d’informations, la clarté est essentielle. Chaque courriel de relance doit avoir un objectif précis et répondre de manière explicite aux questions suivantes :

– Que souhaitez-vous que le destinataire fasse ?

– Répondez-vous à une demande ?

– Finalisez-vous une transaction ?

– Cherchez-vous des retours d’informations ?

Identifiez cet objectif dès le début et veillez à ce qu’il soit évident tout au long de votre courriel.

Ton professionnel et courtois

Le respect est fondamental dans toute communication professionnelle. Le ton de votre courriel doit être à la fois professionnel et courtois, en évitant toute condescendance ou impatience.

N’oubliez pas que le destinataire est probablement aussi occupé que vous. Un ton courtois montre que vous reconnaissez et respectez son temps et ses responsabilités.

Contenu concis et pertinent

Les jours des longs courriels narratifs sont révolus. Dans le monde rapide d’aujourd’hui, le temps est précieux. Votre courriel de relance devrait aller droit au but en fournissant des informations utiles et pertinentes, sans superflu.

Pour ce faire :

– Soyez concis : Évitez les phrases longues et complexes. Soyez direct.

– Hiérarchisez : Utilisez des listes à puces ou numérotées pour mettre en avant les points essentiels.

– Mise en forme : Utilisez des intertitres, du texte en gras et en italique pour structurer votre contenu et guider le lecteur.

En suivant ces principes, vous augmenterez vos chances d’obtenir une réponse positive et d’atteindre vos objectifs de manière efficace lors de vos relances par e-mail.

Une accroche impactante

L’en-tête de votre courriel est fréquemment la première et parfois la seule opportunité d’attirer l’attention du destinataire. Une accroche percutante doit éveiller la curiosité et inciter le destinataire à ouvrir votre courriel parmi de nombreuses autres sollicitations. Elle doit refléter l’essence de votre message tout en étant concise et pertinente.

Posez-vous cette question : « Si je ne lisais que l’en-tête, aurais-je envie d’en savoir davantage ? »

Conseils pour rédiger un message de relance efficace

Connaître le bon timing

Le timing est crucial. Envoyer votre courriel de relance trop tôt peut donner l’impression d’être pressant, tandis qu’attendre trop longtemps pourrait signifier que vous avez été oublié. Trouver le juste milieu est donc essentiel.

Quand envoyer votre courriel de relance après un premier contact ?** Après un premier contact ou une réunion, il est recommandé d’attendre 48 à 72 heures avant d’envoyer une relance. Cela laisse suffisamment de temps à votre destinataire pour traiter l’information ou revoir les détails de votre proposition.

Combien de temps attendre entre deux relances ?** Si vous ne recevez pas de réponse à votre première relance, attendez au moins une semaine avant d’envoyer une seconde relance. Cela montre que vous respectez le calendrier de votre destinataire tout en réaffirmant votre intérêt.

Adapter votre message à votre destinataire

Comprendre et répondre aux besoins et aux préoccupations spécifiques de votre destinataire peut grandement accroître l’efficacité de votre courriel.

Recherchez votre destinataire : Faites un peu de recherche sur LinkedIn ou sur le site Web de l’entreprise pour obtenir des informations précieuses sur les besoins et les intérêts de votre destinataire.

Personnalisez votre approche : Utilisez le nom du destinataire et faites référence à des points ou des préoccupations spécifiques discutés lors de votre première interaction.

Répondez aux besoins : Si votre destinataire a exprimé des préoccupations ou des questions, assurez-vous d’y répondre dans votre courriel de relance.

Suivre l’évolution

Savoir si votre courriel a été reçu et lu peut vous donner des informations importantes pour prendre les prochaines étapes.

Comment savoir si votre courriel a été lu ? Utilisez des outils et des extensions, tels que Mailtrack ou Yesware, pour être informé lorsque votre e-mail est ouvert. Cela vous donne un aperçu de l’engagement de votre destinataire.

Quelles actions entreprendre après l’envoi ? Si votre courriel a été lu mais que vous n’avez pas reçu de réponse après une semaine, envisagez d’envoyer une deuxième relance. Si, malgré plusieurs tentatives, vous n’obtenez toujours pas de réponse, il pourrait être temps de revoir votre approche ou de chercher d’autres opportunités.

Exemples de courriels de relance concrets pour les professionnels

Comment relancer un client ?

Objet : Suite à notre dernière discussion – Informations supplémentaires à votre disposition

Bonjour [Nom du client],

J’espère que vous allez bien. Suite à notre récente conversation au sujet de [sujet de discussion], je tiens à m’assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires pour avancer.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez planifier une nouvelle réunion.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer un fournisseur ?

Objet : Besoin d’une mise à jour sur la commande #12345

Bonjour [Nom du fournisseur],

Nous sommes impatients de recevoir la commande #12345. Comme convenu, la date de livraison était prévue pour le 27 octobre 2023. Pourriez-vous nous fournir une mise à jour sur l’état de la commande, s’il vous plaît ?

Nous vous remercions par avance.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer après une proposition commerciale ?

Objet : Proposition commerciale [Nom de la solution/proposition] – Vos réflexions ?

Bonjour [Nom du prospect],

J’espère que vous avez eu l’occasion d’examiner notre proposition concernant [Nom de la solution/proposition]. Avez-vous des questions ou des points à éclaircir ?

Je serais ravi(e) de discuter davantage ou de répondre à toute interrogation que vous pourriez avoir.

Au plaisir de vous lire.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer pour une facture impayée et/ou rappel de facture à payer ?

Objet : Rappel concernant la facture #56789

Bonjour [Nom du client/de l’entreprise],

Je souhaite m’assurer que vous avez bien reçu notre facture #56789 datée du 27 octobre 2023. Selon nos registres, cette facture demeure impayée. Si vous l’avez déjà réglée, veuillez ignorer ce message. Dans le cas contraire, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais.

Nous vous remercions pour votre compréhension et votre coopération.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer pour un devis ? (prospection)

Objet : Votre devis pour [Nom du service/produit] – Des interrogations ?

Bonjour [Nom du prospect],

Il y a quelques jours, nous vous avons envoyé un devis pour [Nom du service/produit]. Avez-vous eu l’opportunité de l’examiner ? Je suis à votre disposition pour répondre à toutes vos questions ou fournir des éclaircissements.

J’attends avec impatience de recevoir vos retours.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer après le courrier d’une candidature sans réponse ?

Objet : Suite à ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]

Bonjour [Nom du recruteur],

J’ai soumis ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste] le 27 octobre 2023. Je suis enthousiaste à l’idée de rejoindre [Nom de l’entreprise] et de contribuer à [un aspect spécifique du poste/mission de l’entreprise]. Pourriez-vous me tenir informé(e) de la suite du processus de recrutement ?

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Cordialement, [Votre nom]

Comment relancer un employeur après un entretien ?

Objet : Retour suite à notre entretien du 27 octobre 2023

Bonjour [Nom du recruteur],

Je tiens à vous remercier pour l’entretien du 27 octobre 2023. J’ai été ravi(e) d’en apprendre davantage sur [Nom de l’entreprise] et sur le rôle de [Intitulé du poste]. Pourriez-vous m’indiquer quand je pourrais m’attendre à des nouvelles concernant les prochaines étapes ?

Cordialement, [Votre nom]

Comment relancer un recruteur qui n’a pas donné de nouvelles ?

Objet : Suite à ma candidature pour [Intitulé du poste]

Bonjour [Nom du recruteur],

J’espère que vous allez bien. Je me permets de revenir vers vous concernant ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]. Je reste très intéressé(e) par cette opportunité et souhaiterais connaître l’état d’avancement du processus de recrutement.

Je vous remercie par avance pour votre retour.

Cordialement, [Votre nom]

Comment relancer une candidature pour une alternance et/ou un stage ?

Objet : Candidature pour une alternance/stage en [domaine ou spécialité]

Bonjour [Nom du recruteur],

Je me permets de vous relancer concernant ma candidature pour une alternance/stage en [domaine ou spécialité] au sein de [Nom de l’entreprise]. Je suis convaincu(e) que cette opportunité serait bénéfique tant pour moi que pour votre organisation, et je suis impatient(e) de mettre à profit ma passion et mes compétences au sein de votre équipe.

Pouvez-vous me tenir informé(e) de l’évolution de ma candidature?

Je vous remercie pour le temps que vous consacrez à considérer ma demande.

Cordialement, [Votre nom]

6 Erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’un mail de relance

Un objet vague ou non engageant

L’objet est la première chose que votre destinataire verra lorsque vous envoyez un courriel. Un objet vague, exagéré ou ennuyeux peut entraîner l’ignorance de votre courriel, peu importe son contenu. Par conséquent :

– Rédigez un objet soigné, pertinent et engageant.

– Évitez le contenu semblable à du spam ou accrocheur tel que « URGENT! » ou « Ne ratez pas de message! ».

L’Absence de personnalisation

Envoyer le même courriel générique à tous vos contacts donne l’impression que vous n’accordez pas d’importance à l’individualité du destinataire. Pensez à :

– Utiliser le nom du destinataire et, si possible, faire référence à des interactions antérieures.

– Adapter le contenu du courriel aux besoins et aux intérêts spécifiques du destinataire.

Un contenu trop long et non structuré

Les courriels longs, sans structure claire, peuvent décourager les lecteurs avant même qu’ils ne parviennent à votre message principal.

– Gardez vos courriels courts et précis, puis pensez à utiliser des sous-titres, des listes et des espaces pour faciliter la lecture.

Un ton condescendant ou aggressif

L’agressivité ou la condescendance peut non seulement dissuader le destinataire de répondre, mais aussi nuire à votre réputation.

– Maintenez toujours un ton professionnel et respectueux.

– Relisez-vous pour vous assurer que le contenu ne peut pas être mal interprété.

Oublier un appel à l’action clair (CTA)

Si le destinataire ne sait pas quelles étapes vous souhaitez qu’il entreprenne, il est probable qu’il ne fasse rien du tout. Incluez un CTA clair, visible, simple et direct, qu’il s’agisse de répondre au courriel, de cliquer sur un lien ou de prendre une autre action spécifique.

Négliger l’importance d’une signature professionnelle

Une signature de courriel bien conçue renforce votre professionnalisme et fournit des informations supplémentaires, telles que d’autres moyens de contact. À l’aide d’outils spécialisés, incluez une signature propre avec votre nom, titre, entreprise et autres coordonnées pertinentes. Pensez à ajouter des liens vers vos profils professionnels ou votre site web.

Outils et logiciels pour gérer et optimiser vos courriels de relance

Outils de suivi des courriels

Ces logiciels offrent la possibilité de suivre les courriels, de savoir quand ils ont été consultés, combien de fois, et si les liens qu’ils contiennent ont été activés.

Yesware

Yesware est une solution populaire qui s’intègre parfaitement avec Gmail et Outlook, offrant un suivi en temps réel des ouvertures de courriels.

Mailtrack

Mailtrack est une extension pour Gmail qui propose des fonctionnalités de suivi simples et efficaces pour vos courriels.

Plateformes d’automatisation des courriels

Ces plateformes sont conçues pour l’envoi de séquences de courriels automatisées, ce qui les rend idéales pour les relances.

HubSpot

HubSpot est une plateforme tout-en-un qui offre une gamme d’outils, y compris un CRM, des outils de marketing, de vente et de service client, qui incluent des fonctionnalités d’automatisation des courriels.

Mailchimp

Mailchimp est un service d’automatisation de courriels populaire, offrant des fonctionnalités puissantes de segmentation et d’analyse.

SendinBlue

SendinBlue est une plateforme d’automatisation marketing avancée, offrant des fonctionnalités avancées d’emailing.

Outils de rédaction et de test

Ces outils sont conçus pour vous aider à rédiger des courriels persuasifs et à évaluer leur efficacité.

Grammarly

Grammarly est un outil de correction grammaticale et stylistique qui vous aide à vous assurer que vos courriels sont bien rédigés.

SubjectLine

SubjectLine est un outil qui vous permet de tester l’efficacité de vos objets de courriels afin de maximiser le taux d’ouverture.

Intégrations et extensions

Ces outils sont conçus pour se connecter et améliorer les plateformes de courriels existantes.

Zapier

Zapier vous permet d’automatiser les flux de travail entre différentes applications et plateformes.

Boomerang for Gmail

Boomerang for Gmail vous permet de planifier l’envoi de vos courriels et de définir des rappels pour les courriels sans réponse.

FAQ sur la rédaction des mails de relance

Comment traduire ses mails de relance pour un interlocuteur anglais ?

Pour traduire vos mails de relance pour un interlocuteur anglais, assurez-vous de bien comprendre le contexte du mail original afin que le message traduit conserve sa nuance et son intention.

Bien que les outils de traduction en ligne puissent être utiles, ils peuvent manquer de précision. Vous aurez donc besoin d’un traducteur professionnel (ou d’un ami bilingue) qui pourra vous garantir une traduction exacte et adaptée au contexte professionnel, ou au moins effectuer une vérification.

Les nuances culturelles peuvent affecter la manière dont un message est perçu. Un mail de relance en français peut sembler direct pour un anglophone. Pensez donc à adapter votre ton en conséquence.